1. MỤC ĐÍCH
- Nâng cao hiệu quả và chất lượng quản lý và phục vụ đào tạo;
- Giải quyết nhanh chóng, kịp thời những vướng mắc, khó khăn của sinh viên (SV);
- Tiếp nhận yêu cầu và xử lý hồ sơ liên quan đến công tác sinh viên (CTSV) chính xác, nhanh chóng.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG: Áp dụng đối với tất cả sinh viên hệ đại học chính quy trong toàn trường Đại học Quốc tế.
3. NỘI DUNG
- Giải đáp cho SV về: chế độ, chính sách miễn giảm học phí (MGHP); học bổng; nội ngoại trú; điểm rèn luyện (ĐRL); tuần sinh hoạt công dân (SHCD); thẻ SV; khen thưởng – kỷ luật và những nội dung khác liên quan đến CTSV.
- Tiếp nhận yêu cầu và xử lý hồ sơ: Bảng điểm ĐRL; giấy xác nhận sinh viên dành cho SV vay vốn ngân hàng, tạm hoãn nghĩa vụ quân sự; hồ sơ học bổng…; giấy xác nhận ưu đãi giáo dục; và các hồ sơ khác do phòng CTSV phụ trách giải quyết.
4. QUY TRÌNH
4.1 Thời gian và địa điểm tiếp SV:
- Thời gian: từ 8g00 đến 16g00 từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần.
- Địa điểm: Phòng Công tác Sinh viên – O1.105, toà nhà A1, trường Đại học Quốc tế.
4.2 Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ:
a) Nội dung quy trình:
– Bước 1:
+ Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp: học bổng, miễn giảm học phí, đăng ký học lái xe… SV đọc kỹ thông báo cho từng trường hợp cụ thể và làm theo hướng dẫn.
+ Trường hợp trực tuyến: SV truy cập và đăng nhập tài khoản tại website https://iuoss.com/request/ và đăng ký cấp giấy xác nhận, bảo hiểm y tế, bồi thường bảo hiểm tai nạn, cấp bảng ĐRL và hồ sơ khác theo hướng dẫn tại website.
SV tải biểu mẫu tại website phòng CTSV hoặc liên hệ hồ sơ, biểu mẫu tại địa phương. SV điền đầy đủ, chính xác thông tin theo hướng dẫn trên website hoặc của địa phương và nộp hồ sơ về phòng CTSV từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần.
– Bước 2: Phòng CTSV kiểm tra thông tin và các đơn từ, biểu mẫu nộp kèm theo hồ sơ. Nếu không đảm bảo hồ sơ theo quy định như: sai thông tin, thông tin không cung cấp đầy đủ, không đúng đối tượng… thì thực hiện lại bước 1.
– Bước 3: Chuyên viên phụ trách tổng hợp hồ sơ, trình ký và đóng dấu tại phòng Hành chính Tổng hợp vào chiều thứ 3 hoặc chiều thứ 6 hàng tuần.
– Bước 4: Phòng CTSV trả hồ sơ cho SV theo lịch trực giải quyết công việc hành chính cho SV.
Lưu ý:
- SV khi liên hệ với phòng CTSV phải đeo thẻ SV hoặc có giấy tờ tuỳ thân.
b) Lưu đồ tiếp nhận và xử lý hồ sơ
5. BIỂU MẪU ÁP DỤNG
Mẫu 01/CTSV – Đơn Miễn giảm học phí
Mẫu 02/CTSV – Đơn cấp lại thẻ bảo hiểm tai nạn
Mẫu 03/CTSV – Đơn trả tiền BHTN và mẫu biên bản tai nạn
Mẫu 04/CTSV – Tờ khai thông tin BHYT và phụ lục hộ gia đình
Mẫu 05/CTSV – Giấy xác nhận vay vốn ngân hàng chính sách địa phương
Mẫu 06/CTSV – Giấy xác nhận vay vốn ngân hàng khác
Mẫu 07/CTSV – Giấy giảm thuế thu nhập cá nhân cho phụ huynh
Mẫu 08/CTSV – Đơn xin chuyển ra khỏi KTX
Mẫu 09/CTSV – Đơn xin lưu trú tại KTX
Mẫu 10/CTSV – Đơn xin ở ngoại trú
Mẫu 11/CTSV – Giấy xác nhận hoãn nghĩa vụ quân sự
Mẫu 12/CTSV – Giấy xác nhận ưu đãi giáo dục/ con thương binh
Mẫu 13/CTSV – Giấy xác nhận khác
Mẫu 14/CTSV – Lý lịch sinh viên
Và các biểu mẫu khác theo quy định.
