Chức năng Nạp giấy tờ trực tiếp trên Cổng thông tin Sinh viên IUOSS Hub dành cho giấy tờ sinh viên cần Phòng Công tác Sinh viên (CTSV) xét, ký hoặc đóng dấu — ví dụ đơn, mẫu xác nhận do ngân hàng, cơ quan, công ty phát hành. Sinh viên khai thông tin và tải ảnh chụp / bản scan giấy tờ lên hệ thống, nộp bản giấy tại Phòng CTSV, theo dõi xử lý trực tuyến và nhận lại giấy bằng mã trả hồ sơ. Lưu ý: cần Phòng CTSV cấp giấy xác nhận sinh viên, giấy hoãn nghĩa vụ quân sự, giấy vay vốn, ưu đãi giáo dục, giấy xác nhận mẫu tiếng Anh hoặc bảng điểm rèn luyện thì dùng mục Yêu cầu giấy tờ, không dùng chức năng này. Yêu cầu gửi nhầm chức năng sẽ bị từ chối.

Chuẩn bị

• • Tài khoản đăng nhập Cổng thông tin Sinh viên (tài khoản mạng trường hoặc tài khoản Microsoft của trường).

• • Ảnh chụp rõ nét hoặc bản scan giấy tờ: đủ các trang, đủ bốn góc giấy. Mỗi trang một ảnh hoặc gộp thành một file PDF.

• • Định dạng nhận: ảnh JPG, PNG, HEIC (ảnh iPhone), mỗi ảnh tối đa 5 MB; file PDF tối đa 10 MB. Tối đa 10 file, tổng dung lượng không quá 50 MB.

• • Căn cước công dân (để đối chiếu số CCCD và ngày cấp).

Bước 1. Mở chức năng Nạp giấy tờ trực tiếp

Đăng nhập hub.iuoss.com. Tại menu bên trái, mục Dịch vụ sinh viên, chọn Nạp giấy tờ trực tiếp, sau đó bấm nút Nạp giấy tờ.

Bước 2. Xác nhận đúng chức năng

Hệ thống hiện thông báo nhắc lại phạm vi của chức năng. Đúng là giấy tờ cần nộp trực tiếp cho Phòng CTSV thì bấm Đúng, tiếp tục nạp giấy tờ. Cần cấp giấy xác nhận thì bấm Đến Yêu cầu giấy tờ.

Bước 3. Kiểm tra thông tin sinh viên

Họ tên, MSSV, khoa, ngành, mã lớp và trạng thái được lấy từ hồ sơ, chỉ để xem. Ngày sinh, số CCCD, ngày cấp CCCD đang khoá: thông tin sai thì bấm Yêu cầu chỉnh sửa dưới ô đó và nhập lại. Thông tin chỉnh sửa được Phòng CTSV duyệt trước khi cập nhật vào hồ sơ.

Bước 4. Khai giấy tờ cần xét và tải ảnh / bản scan

1. 1. Tên loại giấy tờ: ghi đúng tên trên giấy, ví dụ “Đơn xin xác nhận vay vốn của Ngân hàng ABC”.

1. 1. Số bản: số bản giấy cần Phòng CTSV xét (từ 1 đến 10).

1. 1. Ảnh chụp / bản scan giấy tờ: bấm vào khung tải lên hoặc kéo thả file vào khung. File vừa chọn hiện ngay bên dưới; bấm dấu × để bỏ file chọn nhầm.

1. 1. Số điện thoại liên hệ: điền sẵn từ hồ sơ, sửa được. Số này chỉ dùng để liên hệ về yêu cầu, không thay đổi hồ sơ.

1. 1. Ghi chú thêm (không bắt buộc): nội dung cần xác nhận, nơi nộp giấy tờ, thời hạn cần nhận lại.

Bước 5. Cam đoan và gửi yêu cầu

Đọc kỹ và tích vào ô cam đoan: sinh viên chịu trách nhiệm về thông tin khai trên hệ thống và toàn bộ nội dung trên giấy tờ bản giấy. Nút Gửi yêu cầu chỉ bấm được sau khi tích ô cam đoan. Gửi thành công, hệ thống hiện mã yêu cầu dạng NG-YYMM-XXXXX.

Bước 6. Nộp bản giấy tại Phòng CTSV

Mang bản giấy đến Phòng Công tác Sinh viên (phòng O1.105) và cung cấp mã yêu cầu NG-… để chuyên viên đối chiếu.

Bước 7. Theo dõi xử lý

Mục Nạp giấy tờ trực tiếp liệt kê các yêu cầu đã gửi. Bấm vào một yêu cầu để xem tiến trình, file đã nạp và trao đổi với Phòng CTSV.

Trạng thái	Ý nghĩa
Chờ xử lý	Yêu cầu đã gửi, Phòng CTSV chưa tiếp nhận.
Đang xử lý	Phòng CTSV đã tiếp nhận và đang xử lý giấy tờ.
Chờ bổ sung thông tin	Cần bổ sung hoặc chỉnh sửa.
Hoàn thành	Giấy tờ đã xử lý xong. Email thông báo kèm mã trả hồ sơ.
Đã trả giấy	Sinh viên đã nhận lại giấy. Biên nhận trả giấy (PDF) được gửi qua email.
Từ chối	Yêu cầu không được tiếp nhận; lý do ghi trong email và phần trao đổi.

Khi yêu cầu ở trạng thái Chờ xử lý hoặc Chờ bổ sung thông tin, sinh viên gửi được tin nhắn cho Phòng CTSV tại phần Trao đổi.

Bước 8. Nhận lại giấy bằng mã trả hồ sơ

Yêu cầu chuyển Hoàn thành: email thông báo và trang chi tiết yêu cầu hiện mã trả hồ sơ. Đến Phòng CTSV (O1.105), xuất trình mã trả hồ sơ để nhận lại giấy. Sau khi trả giấy, Phòng CTSV gửi biên nhận trả giấy (PDF) qua email.   Phòng Công tác Sinh viên — phòng O1.105 · Email: [email protected] · Điện thoại: (028) 3724 4270, máy lẻ 3334 hoặc 3826.