Hướng dẫn sinh viên khai báo lại địa chỉ trên hệ thống IUOSS Hub

Thực hiện việc sắp xếp đơn vị hành chính các cấp có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, phần lớn địa chỉ trong hồ sơ sinh viên hiện không còn phù hợp với đơn vị hành chính hiện hành. Địa chỉ là căn cứ để Nhà trường cấp giấy xác nhận, lập hồ sơ bảo hiểm y tế, gửi thông báo và xác nhận nơi cư trú của sinh viên khi có yêu cầu.

Phòng Công tác Sinh viên hướng dẫn sinh viên khai báo lại thông tin địa chỉ trên hệ thống IUOSS Hub như sau.

I. Đối tượng áp dụng

Toàn thể sinh viên đang học tập tại Trường.

Mỗi sinh viên khai báo hai nội dung: địa chỉ thường trú và nơi tạm trú hiện tại.

II. Thông tin cần chuẩn bị

Trước khi khai báo, sinh viên chuẩn bị các thông tin sau:

Thông tin	Nguồn tra cứu
Địa chỉ thường trú theo đơn vị hành chính mới	Thẻ căn cước công dân hoặc ứng dụng VNeID
Địa chỉ nơi tạm trú hiện tại (nếu không ở cùng gia đình)	Giấy xác nhận đăng ký tạm trú hoặc ứng dụng VNeID
Số căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp	Thẻ căn cước công dân
Địa chỉ thư điện tử cá nhân và số điện thoại đang sử dụng	—

Tên tỉnh, thành phố và phường, xã phải khai theo đơn vị hành chính sau sắp xếp năm 2025. Trường hợp chưa xác định được tên đơn vị hành chính mới, sinh viên tra cứu trên ứng dụng VNeID hoặc liên hệ công an khu vực nơi cư trú.

III. Trình tự thực hiện

1. Đăng nhập hệ thống

Sinh viên truy cập địa chỉ https://hub.iuoss.com và có thể chọn đăng nhập bằng Tài khoản mạng nội bộ trường (MSSV + mật khẩu IUOSS) hoặc Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft (dùng email sinh viên có cấu trúc: [email protected]).

2. Truy cập biểu mẫu khai báo

Tại thanh chức năng bên trái, sinh viên chọn nhóm Dịch vụ sinh viên, sau đó chọn Khai báo ngoại trú.

3. Kiểm tra thông tin cá nhân

Phần Thông tin cá nhân hiển thị dữ liệu hiện có trong hồ sơ của Nhà trường, gồm họ và tên, mã số sinh viên, khoa và thư điện tử do trường cấp. Các thông tin này không chỉnh sửa trực tiếp; trường hợp phát hiện sai sót, sinh viên chọn Yêu cầu chỉnh sửa tại ô tương ứng và nhập giá trị đúng.

Sinh viên được cập nhật trực tiếp ba thông tin: số căn cước công dân (kèm ngày cấp, nơi cấp), thư điện tử cá nhân và số điện thoại.

4. Khai địa chỉ thường trú

Địa chỉ thường trú là địa chỉ theo hộ khẩu hoặc nơi ở lâu dài của gia đình, không phải nơi sinh viên đang tạm trú. Sinh viên khai theo thứ tự:

Tỉnh / Thành phố: chọn từ danh mục.
Phường / Xã: danh mục chỉ hiển thị các phường, xã thuộc tỉnh, thành phố đã chọn.
Địa chỉ chi tiết: số nhà, tên đường, thôn, ấp hoặc khu phố.

Đối với mục Địa chỉ chi tiết, sinh viên lưu ý:

Yêu cầu	Ví dụ
Cách khai hợp lệ	`48/15 đường số 1, khu phố 2`
Cách khai hợp lệ	`Tổ 4, ấp Tân Hòa`
Không khai lại tên phường, xã, quận, huyện, tỉnh	`48/15 đường số 1, phường Bến Nghé`
Không viết tắt tên đơn vị hành chính	`48/15 đường số 1, P. Bến Nghé`
Không viết hoa toàn bộ	`48/15 ĐƯỜNG SỐ 1`

Tên phường, xã và tỉnh, thành phố đã được chọn tại hai mục phía trên. Việc khai lại các thành phần này tại mục Địa chỉ chi tiết sẽ bị hệ thống báo lỗi.

5. Khai nơi tạm trú hiện tại

Hệ thống yêu cầu sinh viên xác nhận hiện có đang tạm trú tại Thành phố Hồ Chí Minh hay không.

Sinh viên đang thuê trọ hoặc ở ký túc xá tại Thành phố Hồ Chí Minh chọn Có. Khi đó mục Tỉnh / Thành phố được hệ thống xác định sẵn là Thành phố Hồ Chí Minh; sinh viên chỉ khai mục Phường / Xã và Địa chỉ chi tiết của nơi đang ở.

Sinh viên đang ở cùng gia đình hoặc tạm trú tại tỉnh, thành phố khác chọn Không và khai đầy đủ Tỉnh / Thành phố cùng Phường / Xã.

Địa chỉ tạm trú khai trên hệ thống phải trùng khớp với địa chỉ đã đăng ký tạm trú với cơ quan công an. Đây là căn cứ để Nhà trường xác nhận nơi cư trú của sinh viên khi có yêu cầu.

6. Gửi khai báo

Sinh viên kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã khai, sau đó chọn Gửi khai báo. Hệ thống hiển thị thông báo Đã ghi nhận khai báo là hoàn tất. Thông tin được cập nhật trực tiếp vào hồ sơ sinh viên, không qua bước xét duyệt.

IV. Số lần khai báo và việc điều chỉnh

Mỗi sinh viên khai báo một lần. Sau khi gửi, biểu mẫu chuyển sang chế độ chỉ xem và hiển thị ngày sinh viên đã khai.

Trường hợp thay đổi nơi tạm trú hoặc phát hiện thông tin đã khai có sai sót, sinh viên chọn Yêu cầu chỉnh sửa trên màn hình chỉ xem và nêu rõ lý do. Phòng Công tác Sinh viên xem xét và mở lại biểu mẫu để sinh viên khai báo lại.

V. Một số lưu ý

Sinh viên thuộc diện phải đăng ký tạm trú hoàn tất thủ tục với cơ quan công an trước khi khai báo trên hệ thống, bảo đảm thông tin trùng khớp với hồ sơ cư trú. Đây cũng là nghĩa vụ của công dân theo Luật Cư trú.
Sinh viên ở ký túc xá chọn Có tại mục nơi tạm trú, khai tên khu và số phòng hoặc toà nhà tại mục Địa chỉ chi tiết, đồng thời chọn đúng phường, xã nơi ký túc xá toạ lạc.
Danh mục trong hệ thống là đơn vị hành chính sau ngày 01 tháng 7 năm 2025. Tên phường, xã trước sắp xếp không còn trong danh mục.
Trường hợp không đăng nhập được hệ thống, sinh viên kiểm tra lại tài khoản thư điện tử do Nhà trường cấp; nếu vẫn không truy cập được, liên hệ Phòng Công tác Sinh viên để được hỗ trợ.